Terminologie

Certaines terminologies que nous utilisons changeront légèrement. Les termes les plus courants que l’application utilise sont expliqués ici pour référence. Toute autre question peut être adressée à votre équipe de support à l’adresse suivante : EHCsupport@usedoilrecycling.ca

Contact – Un contact est toute personne répertoriée avec qui les UOMAs peuvent communiquer concernant un compte de membre déclarant.

Utilisateur – Un terme générique pour quelqu’un qui a accès au système. Les utilisateurs accèdent au système en utilisant leur adresse courriel. Notez que les utilisateurs sont automatiquement considérés comme des contacts, cependant, tous les contacts ne sont pas des utilisateurs du système.

Rôles – Les utilisateurs peuvent avoir un ou plusieurs rôles, chacun avec des autorisations distinctes. Il y a 3 rôles dans le système

  • Gérant– dispose d’un accès global et des autorisations pour gérer les informations de contact et l’accès utilisateur
  • Opérateur de saisie – la personne qui saisit les données et soumet les déclarations pour approbation
  • Superviseur – la personne (peut être la même personne) qui approuve les déclarations.

Membre déclarant – un membre enregistré qui a l’obligation de remettre une déclaration EHC. Les déclarations sont créées pour chaque membre déclarant dans chaque province.

Organisation – un regroupement pratique de membres déclarants reliés qui peuvent déclarer ensemble. Il peut s’agir d’un siège social d’entreprise avec plusieurs membres déclarants ou d’une entreprise avec un seul emplacement. Tous les membres déclarants appartiennent à une
organisation.

Général

La plupart des choses resteront les mêmes pour les membres déclarants – les délais, les frais EHC et le processus de remise lui-même ne changeront pas. La nouvelle application EHC OneWindow est conviviale, de portée nationale et devrait se traduire par un processus de rapport moins long.

Oui, il y aura un seul lien vers la nouvelle application et les membres déclarants qui font des remises dans de multiples provinces pourront effectuer leurs remises à partir d’une seule fenêtre. Il s’agit d’une amélioration significative par rapport à l’application EHCForms précédente, qui nécessitait plusieurs connexions pour compléter les déclarations dans de multiples provinces.

L’accès initial à l’application sera accordé au membre par UOMA pour l’organisation. Le Gérant de votre organisation pourra alors accorder des autorisations spécifiques à des utilisateurs supplémentaires, en fonction des responsabilités à l’intérieur de l’organisation. Des informations supplémentaires seront disponibles en ligne sur http://usedoilrecycling.com/membres-des-uoma/?lang=fr

Non, il n’y aura aucun changement dans les frais de redevances suite à l’implantation de la nouvelle application EHC OneWindow.

Oui, avec l’implantation de la nouvelle application EHC OneWindow, les remises électroniques seront obligatoires.

Vous pouvez retrouver de l’information supplémentaire concernant l’application EHC OneWindow sur le site suivant : http://usedoilrecycling.com/membres-des-uoma/?lang=fr

Oui, vous pouvez initialement définir la langue sur la page d’accueil. Pour définir la langue de façon permanente, vous pouvez mettre à jour votre préférence sous votre Profil dans le système.

Oui, le Gérant de l’organisation sera en mesure de mettre à jour l’information des contacts et maintenir l’accès des utilisateurs comme ils peuvent changer au fil du temps.

Sur la page “Sommaire”, vous pouvez voir si vous avez des déclarations à compléter. Vos déclarations seront créées automatiquement pour vous, en fonction des détails entrées dans membres déclarants. Vous pouvez cliquer sur les champs pour voir plus en détails.

Une fois la déclaration approuvée, elle ne peut être modifiée. Si vous avez fait une erreur, merci de communiquer avec l’agence afin de créer une remise « ajustement » que vous pourrez utiliser pour corriger la période concernée. Ce changement est majeur par rapport à EHCForms, merci de vous assurer de remplir et d’approuver vos déclarations soigneusement pour qu’elles soient exactes la première fois.

Notes importantes:

a. Lors de l’ouverture d’une déclaration “ajustement”, l’agence vous indiquera de déclarer de l’une ou l’autre des façons suivantes :

i. Déclarer la période en entier avec les chiffres exacts (l’agence renversera la facture originale dans l’historique)
ii. Déclarer la différence nette entre votre déclaration originale et les chiffres exacts (l’agence conservera la facture originale dans l’historique)

b. Ne pas ajuster une déclaration sur une période donnée dans une autre période. Merci de communiquer avec l’agence afin de créer une déclaration « ajustement ».

À partir de maintenant, oui, les organisations pourront voir les déclarations antérieures. Avec l’implantation de la nouvelle application EHC OneWindow, effectif le 1er janvier 2020, cette date sera la date de début d’entrée de données dans le système pour les ventes applicables. Toutes déclarations soumises avant le 1er janvier 2020, dans le portail EHCForms, ne seront pas disponibles dans la nouvelle application.

Non, pas en ce moment. Les méthodes de paiement actuel vont demeurer en place (i.e. transfert de fonds électroniques et chèque).

Échéancier

Toutes les déclarations de 2019 vont continuer à être soumises sur l’ancien portail EHCForms. L’ancien portail EHCForms demeurera disponible jusqu’au 7 février 2020, alors toutes déclarations pour 2019 et avant doivent être soumises d’ici là. Toutes les déclarations de 2020 doivent être soumises dans la nouvelle application – débutant le 3 février 2020 pour les membres déclarants mensuels.

Membres déclarants Mensuels: Débutant le 3 février 2020, les membres déclarants mensuels doivent compléter leurs déclarations via la nouvelle application.

Membres déclarants Trimestriels: Débutant le 1er avril 2020, les membres déclarants trimestriels doivent compléter leurs déclarations via la nouvelle application.

Membres déclarants Annuels: Débutant le 1er janvier 2021, les membres déclarants annuels doivent compléter leurs déclarations via la nouvelle application.

Toutes les déclarations pré-2020 (déclaration éligible jusqu’au 31 décembre 2019) doivent être soumises dans le portail EHCForms avant le 7 février 2020. Cependant, toutes déclarations pré-2020 en suspens seront disponibles pour soumettre sur le EHC OneWindow.

Formation

La documentation et le support technique seront disponibles en Janvier 2020. Cette documentation est en cours d’élaboration pour servir lors du premier accès à l’application.

Une session de formation sera organisée pour chaque groupe de membres déclarants et de la documentation sera fournie. Il y aura également un service de support technique de disponible afin de répondre à vos questions. L’adresse courriel pour soumettre vos questions est : EHCsupport@usedoilrecycling.ca

La documentation et le support technique seront disponibles aux utilisateurs avant le premier cycle de déclarations 2020 (3 février – 29 février 2020 pour les membres déclarants mensuels).

Confidentialité

Non, les renseignements sur les déclarations sont toujours recueillis à l’échelle provinciale et conservés par les provinces. Tous les termes et conditions existants concernant le partage de données et la protection de la vie privée seront respectés et maintenus.

Non, les membres ne pourront voir que leurs propres informations.